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Ob Newsletter, Follow-Up-Mails oder der Weihnachtsgruß an deine Kund:innen – E-Mail-Marketing gilt als fester Bestandteil einer guten Marketingstrategie. In diesen Content fließt geballte Kreativität ein – schließlich geht es darum, die Empfangenden für das Öffnen der E-Mail zu belohnen mit wertvollem Content oder individuellen Angeboten und so die eigene Marke mit positiven Erlebnissen zu verknüpfen.

Langhaarige Frau schreibt auf Laptop

Geht es darum, eine geschäftliche E-Mail-Signatur zu erstellen, spielt das Thema Kreativität meist keine große Rolle. Eher legen die meisten das Augenmerk lediglich darauf, in der E-Mail-Signatur alle Pflichtangaben kompakt unterzubringen.

Kurzer Überblick: Diese Angaben gehören in eine E-Mail-Signatur

Zu den generellen Angaben zählen zunächst:

  • Vorname (Zumindest ein Vorname sollte dabei ausgeschrieben werden.) und Name
  • Postadresse (ladungsfähige Anschrift, nicht Postfach)
  • Telefonnummer mit Durchwahl
  • E-Mail-Adresse

Die rechtlichen Vorgaben unterscheiden sich je nach Rechts- und Unternehmensform. So gelten zum Beispiel für eine GmbH andere Pflichtangaben als für eine AG.

GmbH und UG:

  • Vollständiger Firmenname (wie im Handelsregister angegeben)
  • Rechtsform der Gesellschaft (GmbH oder UG)
  • Sitz der Gesellschaft (am besten als ladungsfähige Anschrift)
  • Registergericht und Handelsregisternummer
  • Vornamen und Nachnamen aller Geschäftsführenden und ggf. Vorstandsmitglieder, sollte es einen Aufsichtsrat geben; außerdem Vorname und Nachname des Vorsitzenden

AG:

  • Vollständiger Firmenname (in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut)
  • Rechtsform der Gesellschaft (AG)
  • Sitz der Gesellschaft (Geschäftsanschrift des Unternehmens, welche beim Registergericht hinterlegt ist, sowie eine ladungsfähige Anschrift und nicht nur die Angabe eines Postfachs)
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
  • Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist
  • Alle Vorstandsmitglieder mit ihren Nachnamen und je mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen; der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen.
  • Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Die Signatur dient also eher als Mini-Impressum. Und wer nun denkt, an dieser Stelle könnte eine Verlinkung zum Impressum auf der Unternehmenswebsite ausreichen, der liegt leider falsch – all die genannten Angaben sind jeweils explizit in der E-Mail-Signatur zu machen.

7 Tipps für ein effektives E-Mail-Signatur-Marketing

1. Einheitliche und aktuelle E-Mail-Signaturen erstellen

Wie bereits angemerkt: Eine optimal erstellte Signatur gehört zu den Basics eines guten E-Mail-Signatur-Marketings. Gewährleiste, dass die E-Mail-Signatur die aktuellen Kontaktdaten sowie Pflichtangaben enthält. Auch das Unternehmenslogo darf unbedingt in der E-Mail -Signatur als Markensignal auftauchen. Die Signatur sollte bei allen Mitarbeitenden und weiteren geschäftlichen E-Mail-Accounts einheitlich aussehen.

2. Social-Media-Profile angeben und verlinken

Ob LinkedIn, Instagram oder TikTok – ergänze die E-Mail-Signatur mit allen wichtigen Social-Media-Profilen deines Unternehmens und mit einem passenden CTA wie „Folge uns auf…“. Damit lädst du Kund:innen ein, mehr über dein Unternehmen zu erfahren und sich zu vernetzen. Mit dem simplen Verlinken der Social-Media-Accounts kannst du nicht nur deine Reichweite erhöhen, sondern im besten Fall ebenso das Engagement steigern.

3. Zertifikate und Auszeichnungen einfügen

Dein Unternehmen wurde mit einem Award ausgezeichnet oder hat ein wichtiges Zertifikat erhalten? Im E-Mail-Signatur-Marketing heißt es hier: Show what you’ve got! Indem du deine Erfolge präsentierst, unterstreichst du die Expertise sowie Glaubwürdigkeit deines Unternehmens und zeigst deinen Kund:innen, dass ihr wisst, was ihr tut, und sie euch vertrauen können.

4. Terminvereinbarung vereinfachen

Erspare deinen Kund:innen das E-Mail-Ping-Pong, wenn es um eine Terminvereinbarung geht, und platziere einen Kalender-Link in der E-Mail-Signatur. So können (potenzielle) Kund:innen unkompliziert und bequem einen Termin buchen, ohne den Umweg über E-Mail oder das Kontaktformular auf deiner Unternehmenswebseite zu gehen.

5. E-Mail-Signatur als Feedbackkanal nutzen

Feedback durch die Kund:innen ist eine der wichtigsten Währungen für jedes Unternehmen und gibt wichtige Impulse für das Optimieren einzelner Produkte oder Dienstleistungen. Bitte deine Kund:innen im Zuge deines E-Mail-Marketings um die Bewertung deines Unternehmens, zum Beispiel auf Google. Noch einfacher sind 1-Klick-Umfragen, über die deine Kund:innen schnell und simpel Feedback übermitteln können.

6. Werbebanner mit spannenden News oder neuen Angeboten platzieren

Nutze deine E-Mail-Signatur als kostenlose und wirkungsvolle Werbefläche! Mit einem schicken Werbebanner weckst du das Interesse deiner Kund:innen und informierst sie über aktuelle Aktionen oder andere Neuigkeiten rund um dein Unternehmen.

7. E-Mail-Signatur-Marketing für jegliche Endgeräte optimieren

Wie bei jeder Marketingkampagne gilt hier genauso: Mobile first! Sorge dafür, dass sich deine sorgsam erstellte E-Mail-Signatur inklusive Links und Co. auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphone oder Tablet gut darstellen.

Rohdiamant E-Mail-Signatur: Marketing-Boost für Reichweite und Kund:innenbindung

Du siehst: Die E-Mail-Signatur ist ein verkannter Schatz innerhalb einer effektiven Marketingstrategie. Ein gutes E-Mail-Signatur-Marketing ist nicht nur kostengünstig und einfach umzusetzen, sondern bietet dir viele Möglichkeiten, das Kund:innen-Engagement zu steigern und dein Unternehmen als vertrauenswürdige Marke zu präsentieren. Und nun: Kreativität anschalten und ran an die E-Mail-Signatur!

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